Q1.現在の具体的な業務内容について教えてください。

社長室において、社長のスケジュール管理や出張に関する各種手配、来客対応、稟議書をはじめとした重要文書の管理に至るまで多岐に渡る業務を担当しています。スケジュール管理においては、あらかじめ決まっている会議スケジュールと適時入ってくる来客の訪問予定について「交通整理」をする必要があります。

日々スケジュールが動いているため、必要に応じて最新のスケジュールを直接口頭でお伝えすることも重要です。また、創立記念式典や株主総会など各種社内行事の運営サポートも行っています。
    

Q2.仕事のやりがい、楽しさは何ですか?

スケジュールの調整管理からイベント時の対応まで問題なくできて当たり前という部分もありますが、社内外の関係者から「ありがとう」と感謝の気持ちをいただくと素直に嬉しい気持ちになります。担当業務の多くが「黒子」に徹する形となり、地味な業務ではありますが、各種業務を滞りなく進めるためには必要な役割だと思っています。最後に、重複となりますが、ねぎらいやお礼の言葉をいただくと励みにもなりますし、今後の糧になります。

Q3.学生時代に学んだことで活かされていることはありますか?

学生時代の専攻が現在の業務に直接活かされていることはありません。   
しかしながら、学生時代のアルバイトを通して培ったコミュニケーション能力や折衝能力、大学の講義などで大勢の人の前でプレゼンテーションをした経験は、社会人となった今でも必要なスキルとして業務に活かされていると思います。

Q4.将来の夢、実現したいことは何ですか?

社長をはじめとした上司との信頼関係を築くためにも、相手が何を求めているのかをいち早く察知する洞察力、秘書の仕事をする上で大切な能力である コミュニケーション能力を磨き、人を不快にさせない、退屈させない、リラックス出来る空気を作る、そうした気配りが出来るような秘書になることが私の目標です。

Q5.就職活動中の学生の皆さんにメッセージをお願いします。

就職活動をする上で自分の納得した結果が出るまでには大変な労力と時間が掛かると思います。いい機会ですので、就職活動を通して自分を客観的に掘り下げ、自分が興味のあること、将来の自分を可能な限りイメージし、悔いのない活動をしてください。

M. Y.さんの1日

8:40

 朝礼、メールの確認
 社長と1日のスケジュールを確認

10:00

各種申請書、経費処理など

14:00

お客様対応(お部屋へのご案内およびお茶出し)

16:00

スケジュールの調整、社長からの依頼書類作成

17:30

退社